ScoutingHub is een scoutingplatform voor het Nederlandse jeugdvoetbal. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en wat jouw rechten zijn.
ScoutingHub is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Vragen over privacy stel je via contact@scoutinghub.nl.
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
Een belangrijk deel van de gescoute spelers is minderjarig. ScoutingHub verwerkt spelersgegevens (naam, leeftijd, club, positie, observaties en optioneel een foto) op basis van het gerechtvaardigd belang van de scoutingorganisatie en de individuele scout bij het uitvoeren van hun scoutingactiviteiten (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Gebruikers bevestigen bij registratie gerechtigd te zijn deze gegevens te verwerken binnen hun scoutingfunctie en organisatie. Spelersgegevens worden niet gedeeld met derden buiten het platform en zijn alleen zichtbaar voor de scout die ze heeft ingevoerd en, binnen een organisatie, voor bevoegde coordinatoren.
Spelerfoto's worden opgeslagen als onderdeel van het spelersrapport. Foto's worden niet gebruikt voor gezichtsherkenning of andere geautomatiseerde verwerking. Bij verwijdering van een rapport of speler worden bijbehorende foto's mee verwijderd.
Ouders of voogden van minderjarige spelers kunnen verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van gegevens van hun kind via contact@scoutinghub.nl. Wij verwerken dergelijke verzoeken binnen 30 dagen.
Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende grondslagen (art. 6 AVG):
Wanneer een scout een organisatie verlaat (of wanneer een account wordt verwijderd), bewaart de organisatie een alleen-lezen kopie van de scoutingrapporten die de scout namens die organisatie heeft gemaakt gedurende de lidmaatschapsperiode. Dit is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de organisatie: de scout heeft namens de organisatie gescout en de organisatie heeft recht op haar eigen scoutinggeschiedenis.
Het archief bevat: spelersrapporten, observaties en wedstrijdnotities uit de betreffende periode. Het origineel bij de scout wordt niet aangeraakt. Archiefgegevens worden bewaard voor de duur dat de organisatie actief is op het platform, met een maximum van 3 jaar na archivering, waarna ze automatisch worden verwijderd tenzij de organisatie actief verlenging aanvraagt.
Bij een verwijderingsverzoek van een betrokkene (speler/ouder) worden ook de relevante archiefgegevens meegenomen.
Voor accountbeheer en toegang, scouting/observaties/rapportages, synchronisatie tussen apparaten, ondersteuning, beveiliging en misbruikpreventie, en transactionele communicatie rondom je account.
Wij gebruiken de door jou ingevoerde scoutinginhoud niet voor verkoop, marketing, commerciële analyse, zelfstandige beoordeling van spelers, of voor het delen met derden buiten de werking van het platform.
ScoutingHub maakt jouw scoutinginhoud niet standaard inzichtelijk voor andere gebruikers. Toegang is beperkt via persoonlijke accounts, rollen en toegangsregels:
Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:
| Verwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Google Cloud / Firebase | Database (Firestore) en authenticatie | EU (eur3) |
| Cloudflare | Worker (serverfuncties), Turnstile (botbescherming) | EU/VS* |
| Resend | Transactionele e-mails | VS* |
| Vercel | Hosting van de webapplicatie | EU/VS* |
* Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework. Gegevens worden via versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) verwerkt.
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Actief account | Zolang het account actief is |
| Gedeactiveerd account | Maximaal 12 maanden na deactivering, daarna verwijdering |
| Verwijderd account | Persoonsgegevens en scoutinginhoud worden direct verwijderd; organisatie-archief volgens archiefbeleid (max. 3 jaar) |
| Organisatie-archief | Maximaal 3 jaar na archivering |
| Ritten | Zolang het account actief is; ritten worden verwijderd zodra het account wordt verwijderd |
| Toegangsaanvragen | 6 maanden na afhandeling |
| Support-correspondentie | 12 maanden na afhandeling |
| Audit-/beveiligingslogboeken | 12 maanden |
Gebruik je de rittenregistratie voor declaratie, vergoeding of boekhouding? ScoutingHub biedt hiervoor een CSV/PDF-export, maar bewaart ritten niet apart voor fiscale doeleinden. Zorg daarom dat je deze gegevens tijdig exporteert en bewaart buiten ScoutingHub als dat nodig is voor je eigen administratie of die van je organisatie.
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
Verzoeken stuur je naar contact@scoutinghub.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Bij een verwijderingsverzoek voor een minderjarige speler nemen wij ook relevante gegevens in organisatie-archieven mee.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
ScoutingHub gebruikt geen trackingcookies en geen marketingcookies. Wel gebruiken wij functionele opslag op je apparaat (cache, offline-/PWA-werking en synchronisatie) die nodig is om de app te laten functioneren. Daarvoor is geen toestemming vereist.
Wij beschermen persoonsgegevens met:
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Belangrijke wijzigingen communiceren wij via het platform. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.
Versiegeschiedenis: versie 1 (juni 2026), versie 2 (juli 2026: spelersgegevens en minderjarigen uitgebreid, grondslagen, bewaartermijnen en verwerkers geconcretiseerd, organisatie-archief toegelicht). Zie ook de algemene voorwaarden. Vragen? contact@scoutinghub.nl.