Privacyverklaring

ScoutingHub is een scoutingplatform voor het jeugdvoetbal. ScoutOrigin is het merk achter de ontwikkeling en het beheer van ScoutingHub. In deze verklaring staat in gewone taal welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat gebeurt en wie ze kan zien.

1. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

ScoutingHub is bereikbaar via contact@scoutinghub.nl. ScoutOrigin is op dit moment een merknaam; formele ondernemingsgegevens worden na inschrijving toegevoegd.

Voor accountbeheer, beveiliging, toegangsaanvragen en communicatie bepaalt ScoutingHub waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Voor scoutinginhoud bepaalt de individuele scout of de aangesloten club/organisatie het doel en de inhoud. ScoutingHub verwerkt die inhoud uitsluitend om de dienst te leveren.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Account- en profielgegevens: naam, e-mailadres, rol, club/organisatie, afdeling, accountstatus en instellingen.
• Metadata: technische en administratieve kenmerken zoals aanmaakdatum, laatste activiteit, type record, deelstatus en aantallen spelers, rapporten, observaties of afspraken. Metadata bevat niet de inhoudelijke tekst of beoordeling uit een rapport.
• Scoutinginhoud: spelersrapporten, observaties, beoordelingen, persoonlijke notities, wedstrijdnotities, dossiers en analyses.
• Speler- en wedstrijdgegevens: bijvoorbeeld naam, geboortedatum of leeftijd, club, elftal, positie, wedstrijd, uitslag en eventueel een foto.
• Planning en administratie: programma, trainingen, toernooien, contacten, opdrachten en ritten/declaraties wanneer je die functies gebruikt.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, apparaat- en sessiegegevens, foutinformatie en gegevens die nodig zijn om misbruik tegen te gaan.

Niet inhoudelijk inzichtelijk: het normale platformbeheer kan niet door jouw rapportteksten, observaties, beoordelingen of persoonlijke notities bladeren. Het beheer gebruikt alleen accountgegevens en metadata om accounts, capaciteit, werking en veiligheid te beheren.

3. Waar komen gegevens vandaan?

Gegevens komen van jou, van een bevoegde gebruiker binnen jouw organisatie of uit een bron die je zelf in ScoutingHub importeert. Spelersgegevens kunnen ook afkomstig zijn uit openbare voetbalbronnen. Degene die gegevens invoert of importeert, blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en juistheid van die bron.

4. Spelersgegevens en minderjarigen

Veel gescoute spelers zijn minderjarig. De scout of organisatie moet daarom extra zorgvuldig werken, alleen relevante voetbalinformatie vastleggen en zelf bepalen welke geldige AVG-grondslag geldt. ScoutingHub kan niet namens een club of scout vaststellen dat iedere afzonderlijke verwerking op gerechtvaardigd belang mag worden gebaseerd.

Voer geen onnodige bijzondere persoonsgegevens in, zoals medische informatie, afkomst, religie of politieke opvattingen. Foto's worden niet gebruikt voor gezichtsherkenning. Ouders, voogden en spelers kunnen via contact@scoutinghub.nl vragen waar zij met een inzage-, correctie- of verwijderingsverzoek terechtkunnen.

5. Doelen en grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst: accounttoegang, opslag, synchronisatie, planning, export en communicatie over de dienst.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, foutonderzoek, continuïteit en geaggregeerde gebruikstellingen die nodig zijn om de dienst te beheren.
• Toestemming: alleen waar je een werkelijk optionele keuze maakt, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke e-mailcommunicatie. Toestemming kan worden ingetrokken.
• Wettelijke verplichting: wanneer gegevens nodig zijn om aan een bindende wettelijke verplichting te voldoen.

Scoutinginhoud wordt alleen verwerkt om ScoutingHub te laten werken. Wij verkopen deze inhoud niet en gebruiken haar niet voor marketing, commerciële spelersanalyse, het trainen van een zelfstandig spelersmodel of een eigen beoordeling van spelers.

6. Wie kan inhoud zien?

• Persoonlijke scout: persoonlijke rapporten, observaties en notities zijn alleen zichtbaar in het eigen account.
• Organisatiescout: een ingediend organisatierapport is zichtbaar binnen de geldige organisatiescope. Een observatie wordt alleen zichtbaar voor de organisatie wanneer de scout die expliciet deelt.
• Coördinator: ziet organisatie-inhoud binnen de toegewezen afdeling(en).
• HJO: ziet organisatie-inhoud binnen de eigen organisatie en kan, waar toegestaan, tussen afdelingen wisselen.
• ScoutingHub-beheer: ziet accountgegevens en metadata, zoals rol, accountstatus, laatste activiteit en aantallen. De inhoud van rapporten, observaties en persoonlijke notities is niet beschikbaar in het normale beheer.

Een organisatie ziet niet automatisch oude privégegevens die je vóór het organisatielidmaatschap hebt gemaakt. Profielgegevens van teamleden, zoals naam, rol en afdeling, zijn wel zichtbaar voor bevoegde personen wanneer dat nodig is voor teambeheer.

7. Uitzonderlijke technische toegang

Er bestaat geen gewone support- of meekijkfunctie waarmee ScoutingHub jouw inhoud kan openen. Inhoudelijke gegevens kunnen alleen in een uitzonderlijke situatie technisch worden benaderd door een specifiek bevoegde beheerder wanneer dat strikt noodzakelijk is:

• om een ernstig beveiligingsincident, concreet vermoeden van fraude of misbruik te onderzoeken;
• om gegevensverlies of een ernstige technische storing te herstellen, op jouw specifieke verzoek wanneer dat mogelijk is;
• om te voldoen aan een bindende wettelijke verplichting of een rechtsgeldig bevel.

Zo'n toegang wordt beperkt tot wat noodzakelijk is, duurt niet langer dan nodig en mag niet worden gebruikt voor gewone ondersteuning, nieuwsgierigheid, marketing of spelersanalyse. Datum, reden, bevoegd persoon en resultaat worden intern vastgelegd; de inhoud zelf komt niet in dat toegangslog.

8. Organisatie-archief

Wanneer een scout een organisatie verlaat, kan de organisatie een alleen-lezen kopie behouden van rapporten die aantoonbaar namens die organisatie en binnen de lidmaatschapsperiode zijn gemaakt. Privégegevens en gegevens van buiten die periode horen daar niet bij. Een relevant verzoek van een speler, ouder of voogd wordt ook tegen het organisatie-archief beoordeeld.

9. Dienstverleners en doorgifte

Voor de werking van ScoutingHub worden gespecialiseerde dienstverleners gebruikt. Zij mogen gegevens alleen verwerken voor hun afgesproken taak.

Dienstverlener	Taak	Gegevens
Google Cloud / Firebase	Authenticatie en opslag in Firestore	Accountgegevens, metadata en versleuteld verzonden platforminhoud
Cloudflare	Hosting, beveiliging, serverfuncties en botbescherming	Technische gegevens en gegevens die nodig zijn voor een aangevraagde serverfunctie
Resend	Transactionele e-mail	Naam, e-mailadres en noodzakelijke berichtgegevens; geen inhoudelijke scoutingrapporten
Stripe	Betaling en abonnementsbeheer, zodra betaalde licenties actief zijn	Account-, klant- en betaalgegevens; geen scoutinginhoud

Firestore is ingericht in de Europese multi-regio eur3. Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dan gebruiken wij de toepasselijke AVG-waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Wij geven scoutinginhoud niet aan derden voor hun eigen gebruik.

10. Bewaartermijnen

Gegevenstype	Uitgangspunt
Actief account en eigen inhoud	Zolang het account actief is of totdat je gegevens zelf verwijdert
Gedeactiveerd account	Maximaal 12 maanden na de vastgelegde verwijderdatum, daarna periodieke opschoning
Afgehandelde toegangsaanvraag	Maximaal 6 maanden na afhandeling
Organisatie-archief	Maximaal 3 jaar na archivering
Klantenservice-correspondentie en beveiligingslog	In beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langer bewaren aantoonbaar nodig is
Factuur- en betaaladministratie	Volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplicht zodra betalingen actief zijn

Bij een accountverwijdering wordt toegang afgesloten en worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd via het verwijderproces. Een geldig organisatie-archief en gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven kunnen daarvan tijdelijk zijn uitgezonderd. Reservekopieën kunnen nog gedurende de beperkte technische bewaartermijn van de hostingprovider bestaan en worden niet opnieuw voor normaal gebruik beschikbaar gemaakt.

Gebruik je ritten voor declaratie of boekhouding? Exporteer die gegevens dan tijdig voor je eigen administratie; ScoutingHub bewaart geen aparte fiscale kopie voor jou.

11. Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken waar toestemming de grondslag is. Een verzoek stuur je naar contact@scoutinghub.nl.

Wij kunnen eerst om informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen. Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd; daarover krijg je dan binnen de eerste maand bericht.

Gaat het verzoek over scoutinginhoud die een club of scout heeft ingevoerd? Dan kan ScoutingHub het verzoek doorsturen naar of afstemmen met de verantwoordelijke scout of organisatie. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Cookies, lokale opslag en automatische besluiten

ScoutingHub gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Functionele opslag op je apparaat wordt gebruikt voor inloggen, beveiliging, cache, offline/PWA-werking en synchronisatie. ScoutingHub neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor spelers. Beoordelingen en adviezen blijven afkomstig van gebruikers.

13. Beveiliging

Wij gebruiken persoonlijke accounts, rolgebonden toegang, versleutelde verbindingen, afgeschermde technische sleutels, extra bevestiging voor gevoelige beheeracties en beveiligingsregistratie. Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Bij een beveiligingsincident handelen wij volgens de toepasselijke meld- en informatieplichten.

14. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienst, leveranciers of wetgeving verandert. Belangrijke wijzigingen communiceren wij via ScoutingHub. Vragen of verzoeken: contact@scoutinghub.nl.

Versie 3, 11 september 2026. Deze versie verduidelijkt het verschil tussen inhoud en metadata, de rollen van scout, organisatie en ScoutingHub, uitzonderlijke technische toegang, dienstverleners en bewaartermijnen. Zie ook de algemene voorwaarden.